お疲れさまです。7期生の柏崎です。
面談に関するお願いがいくつかあります。
長いですが大切なことなので最後まで読むようにお願いします。

BS:ブラザーシスターの略、面談をしている大学生、大学院生
職員:奥野さん、吉岡さん、里穂さん、近藤さん
非常勤職員:事務の仕事をしている大学生・大学院生
事務局:CFC仙台事務局。この記事では職員と非常勤職員の両方を合わせて指しています。

[面談日時の決定について]

事務所には面談用の電話が６台しか無いので、同じ時間帯に面談が集中すると電話台数が足りなくなる場合があります。そうならないように、利用者と一緒に次回面談日時を決める際にはGoogleカレンダーも確認してください。詳しい確認の仕方は各面談ブースに貼り紙をしてあるので、参考にしてください。
なお、どうしてもその日時しか利用者との予定が合わないという場合は対応しますので、事務局に相談してください。

[面談ができる時間について]

(曜日関係なく)13:00～21:00
(上記は面談開始時間)

終わりの時間は厳密に決まっているわけではありませんが、利用者は子どもですので、(特に利用者が小中学生の場合は)あまり夜遅くに面談をしないようにということで、21時スタートが目安となっています。ただし、利用者の都合で遅い時間でないと面談ができない場合は、21時以降でも面談が可能なので、事務局に相談してください。
また、13時より早く面談を始めたい場合も、事前に確認してから面談日時を確定してください。

[面談調整について]

利用者の都合で面談調整になる場合とBSの都合で面談調整になる場合がありますが、それぞれの大体の流れとポイントを紹介します。

●面談日時に電話をかけたがつながらなかった場合
① salesforceの「候補日時(ブラシス)」欄に自分が面談に来られる日時をできるだけたくさん入力→「面談日調整中」にチェック→保存

※時間は誰が見てもわかるように記載する！！
例:

「7/27 18:00面談開始のみ」

「7/27 18:00〜何時でも」

「7/27 18:00〜19:00面談開始」

など

120%誰が見ても正しい認識ができる書き方をする！言葉を書く！！

複数の利用者と面談調整中の場合は、「※0434の利用者とも同じ日程で調整中」などと書いてください。

② その場で事務局に再調整になったことを伝える。誰も出勤していない場合はメールで伝える。
③ 事務局が利用者に連絡して、①の候補日時をもとに面談日時を決定する
④ 事務局がBSに決定した面談日時を伝える

●利用者都合の面談調整
① 利用者から「予定していた日時での面談ができなくなった」という連絡が仙台事務局にくる
② ①の際に、事務局が利用者の候補日時を聞く
③ ②で聞いた候補日時を事務局がBSに伝えて、面談日時を決定する
④ 決定した面談日時を事務局が利用者に伝える

●BS都合の面談調整
① 仙台事務局に直接またはメールで面談日時を調整したい旨とその理由、候補日時を伝える。(メールで連絡する場合は、この文章の一番下の「面談調整依頼フォーマット」を使ってください。)
② ①の候補日時を事務局が利用者に伝えて、面談日時を決定する
③ 決定した面談日時を事務局がBSに伝える

◎スムーズな面談調整のポイント・ルール
・連絡はできるだけ早く
BSの都合で面談日時を変えたい場合は、本来日時に面談ができないと分かった時点でできるだけ早く仙台事務局に連絡してください。本来日時を空けてくれている利用者に、面談ができなくなったことをできるだけ早く伝え、次回面談日時を早く決定するためです。

・候補日時をできるだけたくさん提示する
候補日時が少ないと利用者の予定と合わずに何度もやり取りが必要になり、面談調整に時間がかかる場合があります。

・候補日時は「7/27 16:00～19:00面談開始」の形で
候補日時は、(事務所にいられる時間ではなく)面談を始める時間で提示してください。それぞれ面談にかかる時間が違うため、開始時間での統一をお願いします。特に面談の後にほかの予定がある場合は、逆算して何時までに面談を始めたいかを考えてください。上記の例だったら、「16:00～19:00面談開始」＝「16時から19時までの間に面談を始めて、20時半には事務所を出たい」みたいな。
その他に何か留意点がある場合は、候補日時と一緒に伝えれば配慮してもらえます。

○他
・面談調整は事務所に来て自分で行っても構いません。むしろ利用者にとっても、間に事務局が入るよりもいつも話しているBSと調整ができた方がいいと思うし、本人同士で調整したほうが確実です。自分で面談調整を行う場合も、以下の「面談調整依頼フォーマット」を使用して事務局にメールしてください。詳しいやり方は職員などに聞いてください。

・面談調整の際は、BSへの連絡はメールでのやり取りが基本になります。他にもユニットの連絡や重要な連絡があることも多いので、メールは常に確認するようにお願いします。

たくさん書きましたがとりあえずこんな感じです。
わからないことや意見があれば、気軽に職員や非常勤職員などに教えてください。
面談の内容でもsalesforceの使い方でも、何か困ったことがあればBSや職員に相談してください。

最後までお読みいただきありがとうございました！

柏崎

CFC仙台事務局:office-sendai@cfc.or.jp

▼面談調整依頼フォーマット＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

BS名：
利用者番号：
面談予定日時：
キャンセル理由：
面談候補日時：
①
②
③
④
⑤
面談調整者:非常勤/BS
※以下は面談調整者でBSを選択した場合のみ入力
自分で面談調整の電話をかける日時:

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しつこいですが面談開始日時を分かりやすく記載して送ってください ！！！